Contas a receber
No sistema ArBrain, existe uma tela para controle das contas a receber que são vinculadas aos pedidos gerados pelo software. Veja a seguir um passo a passo de como realizar as operações desse setor.
1º Passo: Clique em “Financeiro” > “Receitas” > “Contas a receber”.
Será Exibido uma tabela com o número dos pedidos, o cliente, a data de entrega, a data de vencimento, desconto, frete, extra, valor e o status do pedido. Além disso, nesta tela é possível visualizar o valor total de contas a receber no canto inferior esquerdo, exportar os dados para Excel, ou escolher as colunas que devem ser visualizadas, clicando nos botões no canto inferior direito.
Importante: Caso haja mais de uma parcela no pedido, será exibido a data de vencimento da primeira parcela, até que ela seja paga e o sistema irá atualizar a data de vencimento da segunda parcela e assim por diante.
2º Passo: É possível exibir as contas por pedido ou por parcela, basta selecionar a opção que desejar no canto superior esquerdo da tela:
A opção Exibir por Pedido irá exibir todos os Pedidos dentro das classificações dos filtros, sendo que cada linha corresponde a um Pedido
Amarelo: A forma de pagamento do pedido não foi definida;
Verde: O pagamento foi efetuado;
Azul Claro: O pagamento não foi efetuado, mas ainda está dentro do prazo;
Vermelho: O pagamento não foi efetuado e está atrasado.
Os demais filtros significam:
Organizar por cliente: Você pode escolher qual tipo de cliente você deseja visualizar o pedido: Delivery, Ponto Fixo/Distribuição, Rede, Colaborador ou todos (basta selecionar todas as opções);
Empresa: Busca pela empresa vinculada ou pedido;
Sem filtro: Forma de busca genérica, sem nenhum filtro de data ou cliente;
Filtro de Data e Cliente: Opção de busca por um período e cliente, no exemplo abaixo foi definido dia 07/11/21 como data inicial e 07/12/21 como data final, então o sistema irá buscar todos os pedidos realizados nesse período. Também é possível utilizar o filtro rápido de data, clicando sobre os botões com períodos definidos: “Hoje”, “1 mês”, “3 meses” e “6 meses”. Além disso, também é possível escolher qual cliente específico você deseja visualizar o pedido;
Filtro: Busca por cliente ou número do pedido.
Na opção Exibir por Parcela o sistema irá exibir todas as parcelas cadastradas, sendo que cada parcela corresponde a uma linha. Dessa forma, podemos ter mais de uma parcela para um mesmo pedido.
Ao selecionar essa opção, “Exibir por parcela”, o sistema mostrará mais três opções de datas para pesquisa: “Vencimento”, “Pagamento” e “Data Entrega”. Você pode escolher a que desejar.
Importante: Pedidos que ainda não foram pagos serão pesquisados pela data definida no campo Data de Pagamento.
Essa opção, também mostra os seguintes filtros:
Verde: O pagamento das parcelas do pedido foi efetuado;
Azul Claro: O pagamento das parcelas do pedido não foi efetuado, mas ainda está dentro do prazo;
Vermelho: O pagamento das parcelas do pedido não foi efetuado e está em atraso.
3º Passo: Realizar a baixa no recebimento das parcelas.
Para dar baixa no recebimento das parcelas, pode-se dar um duplo clique sobre o pedido, ou com o pedido selecionado, clicar em “Editar Pagamentos”.
Caso a forma de pagamento já esteja definida, as parcelas do pedido aparecerão no primeiro campo separadas em linhas. Caso o pagamento da parcela seja efetuado, você poderá alterar o status do pedido, clicando sobre o botão Pendente que deverá mudar para Pago, e em seguida salvar as alterações. Também é possível inserir/alterar a forma de pagamento, excluindo as parcelas já cadastradas no círculo vermelho ao final da linha de cada parcela e inserir novas parcelas.
Dica: É possível selecionar condições de pagamentos já cadastradas no sistema.
Nessa tela também existe o seguinte campo:
Adiantamento de outras receitas: Este é o caso em que o cliente tem um saldo positivo, pela movimentação financeira em outras receitas operacionais, como por exemplo, um adiantamento de dinheiro, realizado pelo cliente, para a empresa.
Neste caso, o usuário deverá informar apenas o valor da parcela, a data de vencimento, e se foi paga ou não. O valor da parcela não pode ultrapassar o valor do saldo do cliente, para o adiantamento de outras receitas. Esta informação pode ser observada no canto superior direito da tela.
4º Passo: É possível atrelar Juros e Multas ao pedido.
Na operação de pagamento das parcelas, é possível inserir juros e/ou multas e ter o valor calculado automaticamente. Caso a parcela já esteja inserida, basta selecioná-la, e clicar em Aplicar juros e multas, sendo que estes campos são editáveis, para que o usuário possa escolher os valores de juros e/ou multas.
Se a parcela não estiver cadastrada, é possível inserir os juros e/ou multas no momento de seu cadastramento. Para isso, basta selecionar a opção Paga, e campos para a inserção destes valores aparecerão para o usuário. Os juros podem ainda ser inseridos por porcentagem ou reais.
